VCA handboek
(cf. VCA** v2017 - 6.0)

Inhoud

1 Beleid en Organisatie

1.1 Beleidsverklaring

1.2 VGM functies

1.3 VGM organisatie

1.4 Beoordeling (leidinggevenden) medewerkers op VGM gebied

1.5 Interne audits

1.6 Beoordeling directie betreffend VCA eisen

2 VGM Risicobeheer

2.1 Risico-inventarisatie en evaluatie

2.2 Taakrisicoanalyses (TRA)

2.3 Laatste Minuut Risico Analyse (LMRA)

3 Opleiding, voorlichting en instructie

3.1 Kennis, vakopleiding en risicovolle taken

3.2 Opleidingen voor medewerkers in het kader van het VCA

3.3 Opleidingen voor leidinggevenden in het kader van het VCA

3.4 VGM-instructie per project

3.5 Overige opleidingen-eisen ProRail

4 VGM-bewustzijn

4.1 VGM overleg binnen de organisatie

4.2 VGM-bewustzijn/-gedrag programma

5 VGM-projectplan

5.1 Opstellen van VGM Projectplannen

5.2 Bespreken van VGM Projectplannen

6 Voorbereiding op noodsituaties

6.1 Voorbereiding op noodsituaties

6.2 Opleiding medewerkers voor noodsituaties

7 VGM Inspecties & Observaties

7.1 Periodieke WPI

8 Bedrijfsgezondheidszorg

8.1 Specifieke functies

8.2 Medisch onderzoek

8.3 Medische deskundige

8.4 Beleid ten aanzien van aangepast werk

9 Aanschaf & Keuring middelen

9.1 Werkwijze aanschaf

9.2 Werkwijze keuring

10 Inkoop van diensten

10.1 Inschakelen van dienstverleners die voldoen aan VCA eisen

10.2 Beoordeling prestaties onderaannemers

10.3 Inhuur uitzendkrachten

11 VGM Incidenten

11.1 Melding, registratie en onderzoek van (bijna) ongevallen, incidenten, ook met werkverlet en overige VGM Incidenten

11.2 Onderzoek

1 Beleid en Organisatie

1.1 Beleidsverklaring

Swietelsky Rail Benelux B.V. is een zelfstandige B.V. binnen het totale Swietelsky concern. Swietelsky Rail Benelux opereert als een multidisciplinair spooraannemer in Nederland, België en Luxemburg en is gespecialiseerd in efficiënte en duurzame werkmethoden. Wij streven ernaar om binnen de keten maatschappelijk en sociaal verantwoord, veilig en duurzaam samen te werken met zowel opdrachtgevers als onderaannemers. Tevens verwachten wij van onze opdrachtgevers dat zij ruimte bieden voor duurzaamheid en innovaties.

Alle medewerkers dienen dit beleid te ondersteunen vanuit de eigen verantwoordelijkheid en betrokkenheid bij de kwaliteit van onze organisatie, onze dienstverlening en onze veiligheid.

Gedragscode
Op het gebied van houding en gedrag hanteren wij 5 normen:

• Betrouwbaar
  Kom afspraken na, neem verantwoordelijkheid voor eigen handelen.
• Duidelijk
  Vraag terugkoppeling en creëer maximale duidelijkheid bij het overbrengen van je boodschap.
• Oprecht
  Wees open en transparant.
• Respect
  Spreek elkaar aan en voel je vrij om je mening te uiten, maar laat elkaar uitpraten en luister naar de ander.
• Betrokken
  Voel je verantwoordelijk voor elkaar.

Kwaliteit
Middels de concernorganisatie is Swietelsky Rail Benelux ISO 9001 gecertificeerd. Het kwaliteitsbeleid is gericht op continue verbetering door lering te trekken uit afwijkingen en signalen van klanten, medewerkers en onderaannemers.

Veiligheid
De veiligheidsvisie van Swietelsky Rail Benelux:
"Swietelsky kiest samen met zijn partners bewust voor veilig werken vanaf verwerving tot nazorg. Sleutel tot veilig werken is eigen verantwoordelijkheid en veiligheidsbewust gedrag. Hier kunnen we elkaar dan ook altijd op aanspreken. Zo zorgen we ervoor dat iedere dag iedereen weer veilig naar huis gaat."

Swietelsky Rail Benelux beschikt naast het VCA** certificaat ook over het Safety Culture Ladder certificaat, trede 5. Veiligheid staat altijd voorop. Wij verwachten van alle medewerkers, zowel de eigen, als partners, als alle ingehuurde personen en/of organisaties dat zij de veiligheidsvisie proactief uitdragen.

Ons streven met de veiligheidsvisie is een IF-Rate van 0. Dit sluit ook aan bij de doelstellingen van de opdrachtgevers. Naast de eigen doelstellingen voor het thema 'veiligheid' gelden primair de veiligheidseisen welke door onze opdrachtgevers worden voorgeschreven.

Gezondheid
Binnen Swietelsky Rail Benelux wordt ernaar gestreefd dat alle medewerkers, zowel eigen personeel, partners als ingehuurd personeel, geen schade ondervinden voor de gezondheid door de uit te voeren werkzaamheden. Dit betreft zowel lichamelijke als geestelijke schade. Door te streven naar machinale onderhouds- en vernieuwingsactiviteiten tracht Swietelsky Rail Benelux fysieke overbelasting bij personeel, zowel eigen, partners als ingehuurd, te beperken of te voorkomen. Beide panden in Oisterwijk hebben een gezonde werkomgeving met de mogelijkheid van individuele aanpassingen waar nodig om voor iedereen een eigen optimale werkplek te creëren.

Milieu
Middels de concernorganisatie is Swietelsky Rail Benelux ISO 14001 gecertificeerd. Daarnaast beschikt Swietelsky Rail Benelux over het CO2 Bewust certificaat op het hoogste niveau 5. Binnen Swietelsky Rail Benelux wordt gestreefd naar een zo minimaal mogelijke belasting van het milieu. Milieu wordt hierbij gezien in de breedste zin van het woord. Door te streven naar machinale onderhouds- en vernieuwingsactiviteiten tracht Swietelsky Rail Benelux de CO2 uitstoot en de overlast voor de omgeving en milieu tot een minimum te beperken. De kennis die we hierbij opdoen wordt niet alleen ingezet om de eigen CO2 prestaties te verbeteren maar delen wij daarnaast graag met derden. Dit past in ons streven om voor de gehele keten te komen tot vermindering van milieubelasting in het algemeen en de emissie van broeikasgassen in het bijzonder.

Doelstellingen
De directie formuleert periodiek doelen en daaraan gekoppelde doelstellingen. Deze doelstellingen komen voort uit het geformuleerde strategische beleid, de resultaten van de werkbeoordelingen en de directiebeoordeling. De doelstellingen worden jaarlijks beoordeeld en daar waar nodig bijgesteld. Om het beleid te kunnen realiseren stelt de directie de benodigde budgetten beschikbaar. Op deze wijze streeft Swietelsky Rail Benelux naar een continue verbetering op het gebied van de VGM doelstellingen.

De beleidsverklaring geldt voor een periode van 3 jaar. Bij veranderingen in de bedrijfsorganisatie of wetgeving zal de beleidsverklaring zo nodig eerder worden aangepast.

Het uitgangspunt voor Swietelsky is dat het opereert binnen de kaders van de toepassing zijnde (ARBO-/Milieu)wetgeving. Dit is terug te vinden in het document "Borging Vigerende Regelgeving", welke steeds wordt toegevoegd aan de op te stellen V&G-plannen.

De beleidsverklaring is opgenomen in het kwaliteitsmanagementsysteem en zodoende voor iedereen beschikbaar. Tevens wordt de beleidsverklaring aan nieuwe medewerkers bij indiensttreding verstrekt via de personeelsmap.

Namens directie Swietelsky Rail Benelux B.V.

J.F.A.M. Weijtmans

De getekende versie van de beleidsverklaring is te vinden op AFAS insite en op QHSE-online.

1.2 VGM functies

In het kader van de VGM functies, binnen Swietelsky Rail Benelux, is een QHSE afdeling aanwezig. Deze afdeling bestaat uit een QHSE manager (MVK), één hogere veiligheidskundige, één middelbare veiligheidskundige en één ondersteunende medewerker.

Taken en verantwoordelijkheden
De QHSE manager en veiligheidskundigen hebben rechtstreeks toegang tot de directie en het voltallige management. Zij zorgen voor de ondersteuning van de directie, het management en de projectteams op het gebied van VGM.

Tevens zijn zij het aanspreekpunt voor VGM aangelegenheden binnen Swietelsky Rail Benelux en betrokken bij VGM-gerelateerde activiteiten binnen de organisatie zoals de calculatie, werkvoorbereiding en uitvoering.

Ten behoeven van de milieu deskundigheid kan gesteld worden dat indien binnen Swietelsky Rail Benelux gebruik moet worden gemaakt van dergelijke functionaris, gebruik wordt gemaakt van de expertise van opgeleid personeel en ingehuurde deskundigen.

1.3 VGM organisatie

De directie is eindverantwoordelijk voor het QHSE beleid en de beoordeling van het QHSE systeem. Daarnaast is de directie verantwoordelijk voor de structuur van de onderneming en de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

Voor de medewerkers van de QHSE afdeling zijn functieprofielen en functie eisen opgesteld welke gericht zijn op hun vakgebied.

Voor alle medewerkers binnen Swietelsky Rail Benelux B.V. zijn functieprofielen opgesteld met de daarbij behorende VGM competenties.

Het beheer van de diploma's en de functieprofielen ligt bij de HR afdeling van Swietelsky Rail Benelux.

In het organigram is zichtbaar hoe de niveaus binnen Swietelsky Rail Benelux B.V. zijn vastgelegd. Het actuele organigram is beschikbaar in de Personeelsinformatiemap op de W-schijf (W:\Personeel\Personeelsinformatiemap).

1.4 Beoordeling (leidinggevenden) medewerkers op VGM gebied

Voor het positief beïnvloeden van het VGM-gedrag binnen Swietelsky Rail Benelux is een functionerings- en beoordelingssysteem aanwezig.

Zo wordt iedere medewerker van Swietelsky Rail Benelux beoordeeld door zijn directe leidinggevende middels een formulier.

Onderdeel van de beoordeling is het VGM gedrag van de medewerker/ster. De beoordeling vindt plaats middels vaste kernvragen op het document. Dit document wordt door de medewerker/ster en de beoordelaar ondertekend.

Werkwijze
Alle medewerkers worden jaarlijks beoordeeld, hierbij vindt tevens een beoordeling op hun VGM gedrag plaats. Tevens zijn met alle medewerkers tijdens het functioneringsgesprek persoonlijke VGM doelstellingen afgesproken.

Beloningsbeleid
Binnen de organisatie is een beloningsbeleid van kracht. Hierin is aangegeven op welke basis een beloning aan medewerkers wordt uitgegeven. Registratie van beloningen vindt plaats in het personeelsdossier.

Sanctiebeleid
Binnen de organisatie is een sanctiebeleid van kracht. Hierin is aangegeven op welke basis een sanctie wordt uitgegeven. Dit kan zowel naar eigen personeel als naar ingehuurde/ingeleende medewerkers/bedrijven. Registratie van sancties vindt plaats in het personeelsdossier.

1.4.1 Beheer van de documenten

Alle documenten die betrekking hebben op medewerkers zijn onder beheer van de HR afdeling.

Het belonings- en sanctiebeleid zijn onder beheer van de HR afdeling met ondersteuning van de QHSE afdeling.

Het belonings- en sanctiebeleid is voor alle medewerkers beschikbaar in de Personeelsinformatiemap op AFAS Insite.

1.5 Interne audits

Binnen Swietelsky Rail Benelux worden jaarlijks interne audits uitgevoerd voor het monitoren van het VCA systeem.

Werkwijze
De interne audits worden door de QHSE manager samen veiligheidskundige samen uitgevoerd. Deze audit vindt jaarlijks plaats. De interne audit richt zich op het VCA systeem en een deel van het kwaliteitssysteem ISO 9001.

Normaal gesproken wordt gedurende de VCA** certificeringsperiode van 3 jaar het gehele VCA systeem beoordeeld. Binnen Swietelsky Rail Benelux is er echter bewust voor gekozen om jaarlijks het gehele VCA systeem doorlopen. De verslaglegging van de audit vindt plaats met behulp van een standaard auditverslag. De eventuele tekortkomingen of afwijkingen worden vastgelegd in het auditverslag. De interne audit wordt met het management besproken.

Controle van eventuele te voeren acties worden door de QHSE afdeling bewaakt.

Op basis van input uit bijvoorbeeld incidenten, werkplekinspecties en evaluaties wordt een trendanalyse gemaakt. Deze analyse wordt periodiek met alle medewerkers gecommuniceerd via de eerst volgende kwartaal nieuwsbrief.

In overleg met het management en de QHSE afdeling wordt beoordeeld of er naar aanleiding van de trendanalyse acties nodig zijn. Tevens zijn de waarnemingen uit de werkplekinspecties input voor de VGM commissie om eventuele acties te starten.

1.6 Beoordeling directie betreffend VCA eisen

Door de directie wordt, binnen Swietelsky Rail Benelux, jaarlijks een beoordeling uitgevoerd naar het totale QHSE systeem. Het VCA systeem maakt hier onderdeel van uit.

Binnen de directiebeoordeling wordt verslag gedaan van alle activiteiten op het gebied van VGM/QHSE welke het afgelopen jaar hebben plaats gevonden. Tevens wordt verslag gedaan van de externe audits te weten CO2 trede 5, veiligheidsladder trede 5, interne audit moederbedrijf (ISO 9001 & 14001) en VCA** en de VCA interne audit.

Acties voor het VGM bewustzijn en gedrag worden in het kader van de veiligheidsladder en het VCAsamen gevoegd.

De directie beoordeling wordt in overleg tussen directie en de QHSE afdeling opgesteld, besproken met de directie en door de directie ondertekend.

In het MT wordt deze directie beoordeling als agendapunt opgenomen. De Directiebeoordeling is voor alle medewerkers beschikbaar op QHSE-online (Documentensysteem > 08 QHSE > 08.10 Handboek V&G.)

2 VGM Risicobeheer

2.1 Risico-inventarisatie en evaluatie

Vaststellen en beheersen van de VGM risico's binnen Swietelsky Rail Benelux B.V. vindt plaats aan de hand van zogeheten Risico Inventarisaties & Evaluaties. Intern binnen Swietelsky Rail Benelux B.V. wordt onderscheid gemaakt voor tussen specifieke risico inventarisaties voor de projecten, de zogenaamde Project RI&E, en een generieke risico inventarisatie voor het bedrijf, de zogenaamde Bedrijfs-RI&E, waarin risico's voor de algemene bedrijfsvoering/werkzaamheden zijn opgenomen.

2.1.1 Algemene Bedrijfs RI&E

Binnen de organisatie Swietelsky Rail Benelux B.V. is reeds van af de start van de organisatie in 2010 een Bedrijfs-RI&E aanwezig. Deze RI&E wordt minimaal eens per drie jaar vernieuwd en jaarlijks vindt er via de management review verslag plaats van de arbeidsomstandigheden. Verder wordt BedrijfsRI&E tussentijds aangepast als de daarmee opgedane ervaring, gewijzigde werkmethoden of werkomstandigheden of de stand van de wetenschap en professionele dienstverlening daartoe aanleiding geven.

Voor de huidige Bedrijfs-RI&E is de inventarisatie gestart in mei 2021 en afgerond in oktober 2021. Na het voeren van de gesprekken en het opstellen van het verslag, is het hierna in zijn geheel ter toetsing aangeboden. Wanneer een deel van de onderdelen van de verplichtingen uit de Arbowet nog niet zijn ingevuld, vind invulling van deze punten plaats in het PvA. Deze zijn samen te vinden op QHSE-online (Documentensysteem > 08 QHSE > 08.07 Taak Risico Analyse)

Verder zijn van alle spoorombouwmachines uit Oostenrijk, welke door Swietelsky Rail Benelux B.V. worden ingezet, Risico Inventarisaties per machine opgesteld. Dit heeft plaatsgevonden in Oostenrijk. Deze inventarisaties zijn digitaal beschikbaar.

2.1.2 Project gebonden risico inventarisatie

Voor de specifieke risico inventarisaties voor de projecten wordt er ook nog onderscheid gemaakt tussen de verschillende types risico's. Deze hebben namelijk betrekking op zowel technische uitvoeringsrisico's, risico's voor de omgeving als specifieke VGM risico's. NB: Voor de duidelijkheid, technische uitvoeringsrisico's welke worden opgenomen in een zogeheten RI&A worden hier verder buiten beschouwing gelaten.

Voor alle projecten welke binnen de organisatie worden voorbereid & uitgevoerd, wordt dus een Project RI&E opgesteld. Deze Project RI&E wordt door het projectteam opgesteld, in afstemming met de V&G Coördinator Uitvoeringsfase en de Veiligheidskundige. Dit gebeurt aan de hand van een vooropgestelde methodiek, waarbij in een Risico-inventarisatiesessie, per activiteit de risico's (en beheersmaatregelen) zijn geënventariseerd in een Excel-bestand. In dit bestand kunnen tevens direct de nog uit te voeren acties, om risico's te beheersen, worden geregistreerd en de voortgang ervan worden bewaakt. Deze risico's zijn geëvalueerd met de te nemen veiligheidsmaatregelen. Op basis hiervan komt een risicokwalificatie per activiteit naar voren. De methode welke hieraan vast ligt is die van Kinney & Wiruth. Deze inventarisatie wordt bij het V&G dossier van het project gevoegd en aan de opdrachtgever aangeboden.

Voor alle inventarisatie geldt binnen Swietelsky Rail Benelux dat de ArbeidsHygiënische Strategie (bronbestrijding) de hoogste prioriteit heeft.

2.2 Taakrisicoanalyses (TRA)

Zoals aangegeven in hoofdstuk 2.1.2 worden van alle projecten specifieke risico inventarisaties opgesteld. Indien van toepassing worden er aanvullend TRA's opgesteld van het werken met materieel, functie profielen of werkzaamheden op mogelijke risicovolle locaties. Deze analyses vindt plaats middels een vaste methodiek met omschrijving van de werkzaamheden de risico's en de maatregelen. De analyses worden door de QHSE afdeling samen met betrokken afdelingen opgesteld en zijn onderverdeeld in de volgende drie categorieën:

• Inventarisatie Functie profielen (TRA-F);
• Inventarisatie Materieel (TRA-M);
• Inventarisatie Werkzaamheden (TRA-W).

De TRA inventarisatie is terug te vinden op QHSE-online (Documenten > 08 QHSE > 08.07 Taak RisicoAnalyses)

2.3 Laatste Minuut Risico Analyse (LMRA)

Voor aanvang van de werkzaamheden worden de betrokken werknemers door de Leider Werkplekbeveiliging (LWB) geïnformeerd over de genomen veiligheidsmaatregelen in het kader van Aanrijd- en Elektrocutiegevaar en relevante Arbo risico's op het project.

Om veilig de werkzaamheden te starten wordt binnen Swietelsky Rail Benelux B.V. een standaard LMRA afgelopen. Deze is beschikbaar op alle projecten middels de BSAFE Safety App.

Van iedere medewerker wordt verwacht dat hij de instructies in de app volgt en bij constatering van onjuistheden direct de uitvoerder/BCU informeert. Verder vult de LWB voorafgaand aan zijn werk, een LMRA-formulier in waarom mogelijke constateringen worden vermeld en indien nodig aangepast.

Als laatste wordt per GIO een Top 5 aan risico's gepusht, via de BSAFE Safety App, naar alle medewerkers en via een instructie, door LWB/LLV aan de aanwezige op de projectlocatie, medegedeeld.

3 Opleiding, voorlichting en instructie

3.1 Kennis, vakopleiding en risicovolle taken

Voor het uitvoeren van de werkzaamheden binnen Swietelsky Rail Benelux zijn per functie vakopleidingen en ervaringseisen vastgelegd. Tevens zijn in het kader van de werkzaamheden welke op het ProRail terrein worden uitgevoerd aanvullende functie eisen opgesteld door ProRail. Het beheer van de eisen, de registratie en de geldigheid van de opleidingen valt onder beheer van de afdeling HR.

Nieuwe medewerkers
Met iedere nieuwe medewerker vindt een introductiegesprek plaats met de QHSE manager. Dit gesprek is onderdeel van een serie van gesprekken waarbij de nieuwe medewerker de benodigde informatie ontvangt over het VGM-beleid, afgestemd wordt aan welke (vak)opleidingen er voldaan moet worden. Verder ontvangt iedere nieuwe medewerker, ook structureel ingehuurde medewerkers, een personeelsmap met daarin de verschillende documenten. Alle medewerkers welke nieuw in dienst komen ontvangen een personeelsmap/ VGM instructie, hierin zijn de volgende onderwerpen opgenomen:

Opleidingen in het kader van de risicovolle activiteiten
Voor de werkzaamheden in de werkplaats/magazijn hebben alle medewerkers die gebruik maken van de heftruck hier een opleiding voor ontvangen.

Voor de werkzaamheden op ProRail terrein welke risicovol zijn hebben de medewerkers een aanvullende opleiding (Spoor jij wel?) gevolgd welke door ProRail verplicht is om op hun terrein te mogen werken. Deze wordt vanaf 2023 verder uitgebreid met bouwstenen om jaarlijks de kennis te verfrissen en uit te breiden. Dit valt dan onder een Digitaal VeiligheidsPaspoort (DVP). Zonder dit DVP heeft men geen toegang tot het ProRail terrein. Om in het bezit te komen van het DVP moet de medewerker de opleiding Spoor jij wel? en de cursus VTOS hebben gevolg en hiervoor zijn geslaagd.

3.2 Opleidingen voor medewerkers in het kader van het VCA

Alle uitvoerenden vaste medewerkers beschikken over het Basisveiligheid VCA certificaat. In de functie-eis is opgenomen dat alle nieuw aan te nemen operationele medewerkers bij het aangaan van een vast dienstverband hierover dienen te beschikken, dan wel geacht worden dit te behalen.

De registratie van het certificaat Basisveiligheid VCA wordt beheerd en is geheel onder verantwoording van de afdeling HR. Een kopie van het certificaat is in het personeelsdossier aanwezig.

3.3 Opleidingen voor leidinggevenden in het kader van het VCA

Alle operationeel leidinggevenden beschikken over het certificaat VOL-VCA. In de functie-eis is opgenomen dat alle nieuw (aan te nemen) operationele leidinggevenden bij het aangaan van een vast dienstverband hierover dienen te beschikken, dan wel geacht worden dit te behalen. De registratie van het certificaat VOL-VCA wordt beheerd en is geheel onder verantwoording van de afdeling HR. Een kopie van het certificaat is in het personeelsdossier aanwezig.

3.4 VGM-instructie per project

Voor de aanvang van de werkzaamheden ontvangen de uitvoerenden, eigen, ingehuurde en onderaannemers, op het werk een instructie over de werkzaamheden en VGM risico's op het project. Deze instructie wordt door een medewerker van Swietelsky Rail Benelux B.V. gegeven.

Bij het intekenen op het project ontvangt iedereen een VGM-instructie van de Verantwoordelijk VeiligheidsFunctionaris (bijv. LWB of LLV) aan de hand van de geldende WBI/WOT over de veiligheid en de regels op het werk. De VGM-instructie wordt per werk opgesteld door een erkend werkplekbeveiligingsbedrijf (lijst erkende bedrijven ProRail). Iedereen is verplicht deze instructie te volgen. Bij inzet van Duitstalige medewerkers wordt de specifieke VGM instructie in het Duits gegeven.

3.5 Overige opleidingen-eisen ProRail

Voor het uitvoeren van werkzaamheden aan de railinfra zijn (per functie) opleidingseisen opgesteld door ProRail. Zonder deze opleidingen is het niet mogelijk werkzaamheden uit te voeren op het terrein van ProRail.

Toegang ProRail terrein
Voor de werkzaamheden op het terrein van ProRail is het verplicht om in het bezit te zijn van een Digitaal VeiligheidsPaspoort (DVP). Zonder dit DVP heeft men geen toegang tot het ProRail terrein. Om in het bezit te komen van het DVP moet de medewerker de opleiding VTOS hebben gevolg en hiervoor zijn geslaagd. Nadat de medewerker bovengenoemde VGM instructie heeft ontvangen wordt het DVP pasje gescand door de Verantwoordelijk Veiligheidsfunctionaris en heeft men toegang tot het terrein van ProRail. Uitzondering hierop is als blijkt dat bij het scannen van het DVP pasje blijkt dat de medewerker geblokkeerd is voor toegang tot het ProRail terrein. Dit kan bijvoorbeeld doordat de medewerker eerder middels een sanctie de toegang is ontzegd.

Voor incidentele bezoekers is het mogelijk om met een dagpas kortstondig toegang te krijgen tot het ProRail terrein.

Communicatie taalbelemmering
De voertaal binnen Swietelsky Rail Benelux B.V. is de Nederlandse taal. Voor het uitvoeren van de werkzaamheden worden spoorombouwmachines ingezet. Deze machines worden bemenst door Duitse, Hongaarse en Oostenrijkse collega's. Alle medewerkers van Swietelsky Rail Benelux bezitten voldoende kennis van de Duitse taal om hen op een juiste wijze te kunnen communiceren. Alle veiligheidsvoorschriften welke gelden op het terrein van ProRail en de veiligheidsregels van Swietelsky Rail Benelux evenals de Swietelsky Safety Card zijn vertaald in het Duits. Alle nieuwe medewerkers binnen de organisatie worden in de gelegenheid gesteld om Duitse taallessen te volgen, zowel extern of intern.

4 VGM-bewustzijn

4.1 VGM overleg binnen de organisatie

Binnen Swietelsky Rail Benelux heeft veiligheid hoge prioriteit en streeft men er naar om binnen alle afdelingen van het bedrijf het VGM bewustzijn te verhogen. Dit wordt bevorderd door in de organisatie binnen alle overlegvormen VGM onderwerpen te bespreken en bespreekbaar te maken.

De volgende overleg vormen zijn aanwezig binnen Swietelsky Rail Benelux:

Projectniveau
Binnen de projecten vinden de hieronder aangegeven overleggen plaats en waar men zich bezig houdt met VGM bewustzijn:

• Calculatie-/ tenderfase;
• Kick-off van een project;
• Projectteamoverleg;
• Start-/ werkinstructie;
• Uitvoerdersoverleg;
• Bouwvergaderingen (met opdrachtgever);
• V&G risicosessies per project;
• Afstemmingsoverleg;
• Evalueringsoverleg.

Organisatieniveau
Binnen de organisatie vinden de hieronder aangegeven overleggen plaats en waarbij men zich bezig houdt met VGM bewustzijn:

• QHSE overleg met de directie;
• MT overleg;
• Afdelingsoverleg (PO, WVB, PL-niveau)
• OR Raad
• VGM commissie;
• Jaarlijkse veiligheidsdagen;
• BSAFE Partners overleg.

OR Raad
De OR vergadert een keer in de twee weken op donderdagochtend. Tijdens dit OR-overleg vergadert de OR zonder de bestuurder. Naast deze OR-vergaderingen wordt 4 tot 6 keer per jaar een Overlegvergadering gehouden met de bestuurder. Twee van deze vergaderingen zijn volgens de WOR zogenoemde artikel 24 vergaderingen. Tijdens de OR-vergaderingen en Overlegvergaderingen worden besproken:

• Algemene gang van zaken
• Mededelingen bestuurder over besluiten advies en instemming
• Planning besluitvorming met OR
• Aangedragen agendapunten van de OR en/of de bestuurder
• Tijdens artikel 24 vergaderingen worden ook de (half)jaarcijfers besproken met de bestuurder

VGM commissie
Binnen Swietelsky Rail Benelux is er eveneens nog steeds VGM commissie actief. De commissie bestaat uit 7 leden. De commissie plant overlegvergaderingen, in gedurende het jaar, op basis van actuele punten. Sinds de komst van de OR raad, heeft de VGM commissie meer ruimte gekregen om specifiek in te zoomen op VGM kwesties, waarbij de OR raad meer in grote lijnen voor de complete bedrijfsvoering acteert.

Toolboxen, veiligheidsinstructies/ -berichten en werkinstructies op de projecten
Binnen Swietelsky Rail Benelux worden naast toolboxen tevens veiligheidsinstructies en veiligheids-berichten verstrekt aan de medewerkers via de veiligheidsapp. Deze informatiebronnen geven gezamenlijk invulling aan het onderdeel van het VCA. De onderwerpen voor de toolboxen, veiligheidsinstructies en veiligheids-berichten worden verstrekt op basis van werkzaamheden, waarnemingen, branche informatie, incidenten en ongevallen.

Indien van toepassing worden voor de buitenlandse collega's (voertaal Duits) de instructie in het Duits vertaald.

De registratie vindt plaats via Teams-registratie, per E-mail of met een aftekendocument.

4.2 VGM-bewustzijn/-gedrag programma

Binnen Swietelsky Rail Benelux is buiten de VCA certificering tevens de certificering van de Safety Culture Ladder van ProRail van toepassing. Swietelsky Rail Benelux heeft voor het tweede jaar op rij, het hoogste niveau op de ladder; niveau 5.

Veiligheidskalender
Binnen deze certificering wordt jaarlijks een VGM bewustzijnsprogramma opgesteld voor het jaar erop. Dit programma is vastgelegd in de Veiligheidskalender en is mede samengesteld aan de hand van thema's welke door de medewerkers worden aangedragen. Dit met het doel de medewerkers te betrekken bij de doelstellingen t.a.v. VGM bewustzijn en het programma zo goed mogelijk af te stemmen op de doelgroep.

Veiligheidsweek personeel
Jaarlijks organiseert Swietelsky Rail Benelux een Veiligheidsweek met het begrip veiligheid als hoofd onderwerp. Gedurende 6 dagen organiseren wij meerdere sessies per dag. Er wordt een breed gevarieerd programma aangeboden met wel 20 sessies waarin er informatie gehaald, maar ook gebracht kan worden. Er zijn sessies om te luisteren, te zien of te doen. Alle medewerkers en de vast ingehuurde medewerkers moeten bij minimaal 5 themasessies bij aanwezig zijn.

BSAFE Partnersoverleg
Om het veiligheidsbewustzijn van Swietelsky Rail Benelux breed uit te dragen, worden jaarlijks partnerbijeenkomsten georganiseerd met de bedrijven die structureel ingehuurd worden. Voor deze bijeenkomsten wordt een programma opgesteld, waarbij ook V&G aan bod komt. In dit platform gaan we met een select clubje partners gezamenlijk de veiligheid op onze projecten verbeteren. Dit doen we door kennis uit te wisselen, gezamenlijk risico's te managen en met elkaar te bepalen hoe we veiligheidsbewustzijn en V&G gedrag kunnen ontwikkelen.

5 VGM-projectplan

5.1 Opstellen van VGM Projectplannen

Voor het beheersen van de VGM-risico's op de projecten worden door Swietelsky Rail Benelux per project VGM plannen opgesteld. Dit is een eis van de opdrachtgever zijnde ProRail.

Wanneer een project wordt voorbereid, geldt binnen de projectvoorwaarden van ProRail, dat wordt voldaan aan de VGM eisen welke zijn vastgelegd in de vraagspecificatie van het project. Mede op basis hiervan wordt door Swietelsky Rail Benelux het plan opgesteld.

Onderwerpen van het VGM-plan

Naast de eisen welke door ProRail zoals die in het NVW/VWS worden gesteld, zijn de volgende punten onderdeel van het VGM-plan:

5.2 Bespreken van VGM Projectplannen

Het VGM-plan wordt, nadat deze is opgesteld door het Projectteam, intern gecontroleerd door de V&G Coördinator Uitvoeringsfase en eventueel de Veiligheidskundige.

Ieder projectplan wordt ter toetsing voorgelegd aan de opdrachtgever zijnde ProRail. Zij beoordelen het plan op zijn volledigheid, of onderwerpen verder uitgewerkt moeten worden, ontbreken of onjuist zijn in relatie tot het project. Indien van toepassing worden de betreffende onderdelen door Swietelsky Rail Benelux aangepast.

Wanneer het plan akkoord wordt bevonden wordt het door de opdrachtgever getekend en vrij gegeven aan Swietelsky Rail Benelux.

Het getekende plan wordt het opgeslagen bij het betreffende projectdossier op SharePoint.

6 Voorbereiding op noodsituaties

6.1 Voorbereiding op noodsituaties

Binnen Swietelsky Rail Benelux zijn voor de projecten, het kantoor/opslag (Laarakkerweg 11 - Oisterwijk), het kantoor/werkplaats (Laarakkerweg 22 - Oisterwijk) en het kantoor/opslag (Nipkowstraat 9 - Zwolle) maatregelen genomen om efficiënt te kunnen op treden in noodsituaties. BHV- en ontruimingsplan zijn samengevoegd tot ́́n overzichtelijk Bedrijfsnoodplan voor Laarakkerweg 11 en 22 - Oisterwijk. Voor Nipkowstraat 9 - Zwolle, is een apart Bedrijfsnoodplan opgesteld. Beide zijn digitaal aanwezig op QHSE-online (Documenten > 08 QHSE > 08.11 BHV en Ontruiming).

6.1.1 Hulpverleningsmiddelen

Kantoorsituatie
Het kantoorgebouw, aan de Laarakkerweg 11, bestaat uit kantoorwerkplekken een magazijn voor opslag producten, binnen- en buitenopslag. Hier is een ontruimingsalarm aanwezig, blus-, EHBO-middelen en een AED apparaat. Het kantoorgebouw, aan de Laarakkerweg 22, bestaat uit kantoorwerkplekken en een werkplaats. Ook hier is een ontruimingsalarm aanwezig, blus-, EHBO-middelen en een AED apparaat. Het kantoorgebouw, aan de Nipkowstraat 9, bestaat uit kantoorwerkplekken en een magazijn. Ook hier is een ontruimingsalarm aanwezig, blus-, EHBO-middelen en een AED apparaat. Het verzamelpunt bij een ontruiming is middels een pictogram aangegeven en is buiten het terrein aan de openbare weg en geldt voor beide locaties (Laarakkerweg 11 & 22.) Voor Nipkowstraat 9 - Zwolle is het verzamelpunt aan de voorkant van het gebouw, in de groenstrook, aangegeven middels een pictogram. De BHV middelen, op alle locaties, worden periodiek door een externe organisatie gekeurd en gecontroleerd.

Project/ werklocaties
De procedure van het melden van een calamiteit op de projecten is altijd via de LWB. Deze schakelt ook de hulpverlening in (intern en extern) en zorgt voor begeleiding.

Op de werklocaties zijn de noodzakelijke BHV middelen en AED apparaten aanwezig in een EHBO-kruiwagen. Indien van toepassing, zoals bij moeilijk bereikbare plaatsen, kan deze kruiwagen dan op locatie worden gezet. Ook worden er aanvullende maatregelen genomen om hulpverleningsinstanties toegang te geven tot de werkplekken. Verder wordt voor ieder project een hulpverleningskaart gemaakt en wordt de route naar het dichtstbijzijnde ziekenhuis en huisartsenpost aangegeven. Bij calamiteiten op het terrein van ProRail dient de opdrachtgever geïnformeerd te worden. Dit gebeurt door de projectverantwoordelijke ter plaatse via een specifieke calamiteitenprocedure.

6.2 Opleiding medewerkers voor noodsituaties

Binnen de organisatie is bepaald dat , zo veel als mogelijk, alle vaste medewerkers een BHV-opleiding hebben met een vaste herhalingscyclus. Dit geeft voor kantoor en voor de projecten de garantie dat er te allen tijde een BHV'er beschikbaar zijn.

Voor beide locaties is een ontruimingsalarm en een brandmeldinstallatie aanwezig. Op een aantal strategische locaties zijn in de panden ontruimers aangesteld. Tevens is er minimaal één EHBO'er aanwezig welke tevens een rol heeft binnen de BHV-organisatie. Het hoofd BHV is de contactpersoon met de landelijke hulpdiensten.

Verdere beschrijving van de BHV-organisatie staat vermeld in het Bedrijfsnoodplan, welke te vinden op QHSE-online (Documenten > 08 QHSE > 08.11 BHV en Ontruiming).

7 VGM Inspecties & Observaties

7.1 Periodieke WPI

Het doel van de werkplekinspecties is het in stand houden, dan wel bevorderen van een veilige werkomgeving en werkwijze. Tevens het identificeren van structurele tekortkomingen gericht op werkprocessen en onjuiste houding en gedrag van personen. Dit om structurele verbetering van de werkomstandigheden te creëren.

Deze inspecties resulteren in tijdige signalering van afwijkingen in de werkplekcondities, gedrag/handelingen van de medewerkers en het treffen van corrigerende maatregelen gericht op het voorkomen van ongevallen en incidenten.

Door de aanvulling van observaties en Safety Walks op de werkplekinspecties, worden op de projecten de houding en gedrag van zowel eigen als ingehuurde medewerkers beoordeeld.

Dit alles met het doel om het veiligheidsbewustzijn te verhogen en de houding en gedrag t.a.v. de arbeidsveiligheid te optimaliseren.

Werkwijze
Voor al de uit te voeren inspecties, observaties en Safety Walks wordt gebruik gemaakt van de module 'Inspecties' in de Safety App van Veiligwerk.net. Deze worden automatisch op project en type WPI gearchiveerd in de app. Door de QHSE afdeling wordt de informatie hierna statistisch verwerkt en vindt een analyse plaats. De eventuele acties welke n.a.v. de waarnemingen moeten worden uitgevoerd worden eveneens vastgelegd.

Jaarlijks wordt een trendanalyse gemaakt van de bevindingen. Deze analyses worden jaarlijks in verschillende vormen gepubliceerd. Dit kan zijn via de kwartaal nieuwsbrief, tijdens een specifieke themasessie of in één van de presentaties van directieleden. Tevens worden de analyses in de VGM commissie besproken en in het VGM verslag met de medewerkers gecommuniceerd.

Werkplekinspectiemodule
In de module van de werkplekinspecties in de Safety App, wordt vastgelegd wie en hoeveel inspecties iedereen in de operationele sfeer, hieronder wordt iedereen die op een project werkzaamheden verricht verstaan, inclusief directie moet uitvoeren. Dit schema is in beheer van de QHSE afdeling en beschikbaar op de Q-schijf.

Een belangrijk element bij de inspecties is worden de werkzaamheden op een veilige wijze uitgevoerd, zijn de middelen/ gereedschappen geschikt voor het werk en hoe is de houding en gedrag van medewerkers. Het betreft hier niet alleen eigen medewerkers maar ook medewerkers van neven-/onderaannemers.

Uitgesloten zijn personen die de opdrachtgever vertegenwoordigen.

Safety Walks
Om het veiligheidsbewustzijn binnen Swietelsky Rail Benelux B.V. te vergroten worden binnen Swietelsky Rail Benelux of door de directie in samenwerking met externe relaties/ProRail Safety Walks uitgevoerd.

Voor de Safety Walks is vanuit de opdrachtgever een vast schema opgesteld.

8 Bedrijfsgezondheidszorg

8.1 Specifieke functies

Binnen de Railinfra zijn voor diverse veiligheid kritische functies eisen gesteld aan de medische en psychologische geschiktheid van personen. Binnen Swietelsky Rail Benelux B.V. zijn deze functies aanwezig en de betreffende medewerkers worden hiervoor gekeurd. De periodiciteit van de keuringen ligt vast en de registratie vindt plaats onder verantwoording van de HR afdeling.

8.2 Medisch onderzoek

Swietelsky Rail Benelux valt onder de cao Bouw & Infra. Hierdoor wordt door Volandis uitvoering gegeven aan het cao-pakket; 'Individugerichte preventiezorg in de bouw en infra'. In dit pakket zijn het arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO), intredekeuringen, spreekuur bedrijfsarts, leefstijlbegeleiding, vervolgconsulten en werkbezoeken opgenomen.

Verder zijn er specifiek medische onderzoeken / veiligheidsassessments voor personeel met kritieke functies, bijvoorbeeld m.b.t. bodemverontreiniging of (kraan)machinist. De controle en opvolging van deze keuringen ligt vast en de registratie vindt plaats onder verantwoording van de HR afdeling.

8.3 Medische deskundige

Swietelsky Rail Benelux heeft een overeenkomst gesloten met een arbodienst voor de bedrijfsgezondheidszorg. De procedure staat beschreven in de Personeelsinformatiemap (W:\Personeel\Personeelsinformatiemap).

Traumabegeleiding
Wanneer bij de werkzaamheden van Swietelsky Rail Benelux een ongeval of incident heeft plaats gevonden. Kan er, indien hier behoefte aan is, traumabegeleiding ingeschakeld worden. Swietelsky Rail Benelux heeft met een gespecialiseerd bedrijf een contract afgesloten. Dit geldt voor zowel eigen medewerkers, ingehuurde medewerkers en zo nodig voor derden.

COVID-19
Verder maakt Swietelsky het mogelijk om medewerkers en huishouden (preventief) te laten testen, indien de medewerker hier behoefte aan heeft. Dit loopt via een bedrijf dat (24/7) test op iedere locatie.

8.4 Beleid ten aanzien van aangepast werk

Voor de kantoorfuncties is het mogelijk om aangepast werk aan te bieden. Dit vindt plaats in overleg tussen de HR afdeling en de medische begeleiding. In de uitvoering, op de projecten, is het binnen de organisatie niet mogelijk aangepast werk aan te bieden. Mogelijk kan er tijdelijk naar een ondersteunende kantoorfunctie gekeken worden, als dit binnen de capaciteiten van de medewerker valt.

9 Aanschaf & Keuring middelen

9.1 Werkwijze aanschaf

Voor het uitvoeren van werkzaamheden worden binnen Swietelsky Rail Benelux materialen, arbeidsmiddelen en PBM's aangeschaft. Tevens kunnen materialen of arbeidsmiddelen gehuurd worden.

Alle arbeidsmiddelen, materialen en PBM's welke door Swietelsky Rail Benelux worden aangeschaft of gehuurd, voldoen aan de eisen welke door de wetgeving (Arbowet en Warenwet) worden aangegeven. Tevens moeten deze middelen voldoen aan de eisen welke door de opdrachtgever zijnde ProRail worden gesteld.

In RI&E's en TRA's, staan de gereedschappen en arbeidsmiddelen beschreven welke risicovol kunnen zijn om met te werken. Hierin staan de risico's, beheersmaatregelen en PBM's beschreven, welke nodig zijn om met deze middelen te kunnen werken.

Controle op de middelen vindt plaats door de afdeling Resources voor de arbeidsmiddelen en materialen. De QHSE afdeling geeft hier ondersteuning en controleert middels bijvoorbeeld interne audits en werkplekinspecties. Controle en evaluatie van de PBM's vindt plaats door de QHSE afdeling.

9.2 Werkwijze keuring

Door de keuringsinstantie wordt een registratie bijgehouden van de te keuren middelen en de hijs- en hefmiddelen. Alle verplichte keuringsgereedschappen en arbeidsmiddelen worden periodiek gekeurd op basis van de verplichte wettelijke keuringstermijnen en de keuringstermijnen van de opdrachtgever (ProRail). De keuringen kunnen plaats vinden door eigen medewerkers of door erkende externe organisaties. Controle is mogelijk via de aanwezige certificaten of stickers.

Alle ingehuurde machines welke op de railinfra kunnen rijden zijn conform de wettelijke en de eisen van ProRail gekeurd.

Registratie van de te keuren middelen vindt onder andere plaats via de keuringsinstantie, de firma Kwint. Zij zijn EKH erkend en keuren conform de NEN 3140 elektrisch handgereedschap, NEN 2484 Draagbaar klimmateriaal en de valbeveiligingen. Via hun webportaal is een overzicht van alle gekeurde middelen toegankelijk en zijn alle keuringsdocumenten in te zien:
-De TCVT keuring van de Kraan op lorries vindt plaats door TÜV
-De heftruck is in onderhoud bij de verhuurder.
-De mobiele tanks worden gekeurd door de firma H. de Baat.

Blusmiddelen
Middels stickers of kleurcode zijn alle keuringsplichtige middelen gemerkt. Bij het verstrijken van keuringsdata, wordt per object besloten of deze herkeurd of afgevoerd wordt.

Tijdens werkplekinspecties wordt steekproefsgewijs gecontroleerd of gereedschappen en arbeidsmiddelen welke op de projecten aanwezig zijn, zijn gekeurd.

Gebruik PBM's
Het onderhoud en de wettelijke vervangingstermijn van de PBM's, is de verantwoordelijkheid van de medewerkers zelf. Dit geldt zowel voor de standaard verplichte middelen, als voor de individueel verstrekte middelen; zoals harnasgordel e.d.

10 Inkoop van diensten

10.1 Inschakelen van dienstverleners die voldoen aan VCA eisen

Vanuit Swietelsky geldt dat het zeker stellen dat er voldoende VGM kennis en kunde is bij de onderaannemers als een belangrijk element bij het streven naar een zo veilig mogelijke werkplek.

Werkwijze
Bij werkzaamheden op het terrein van ProRail worden door ProRail eisen gesteld aan de hoofdaannemers. Zo moeten deze bedrijven door ProRail erkend zijn en in het bezit van een VCA certificering. In het VCA systeem wordt geëist dat wanneer een VCA** gecertificeerd bedrijf onderaannemers inhuren, dat deze onderaannemers minimaal VCA* gecertificeerd moeten zijn.

Wanneer ZZP'ers of ingehuurde personen binnen Swietelsky Rail Benelux worden ingezet moeten zij aan de zelfde voorwaarden voldoen, op het gebied van VGM/VCA, als de medewerkers in vaste dienst. Dit betekend VCA VOL of MVK/HVK.

Voor de inventarisatie en controle van de VCA verplichting, maakt de QHSE afdeling gebruik van For Suppliers. Deze partij heeft Nederlands grootste database met gevalideerde gegevens van leveranciers en onderaannemers. Een hoofdaannemer sluit zich aan bij For Suppliers en levert een lijst van onderaannemers. Hier wordt dan gecontroleerd of deze onderaannemer al aanwezig is in de database. In dien dit niet het geval is, wordt de partij automatisch aangeschreven om de benodigde informatie aan te leveren. De hoofdaannemer kan kiezen welke gegevens geïnventariseerd moeten worden, denk hierbij aan:

• Algemene bedrijfsgegevens
• Contactpersonen
• Financiële en fiscale gegevens
• Activiteiten en omvang
• WKA
• Verzekeringen
• G-rekening
• Veiligheid
• Certificaten
• Documenten

10.2 Beoordeling prestaties onderaannemers

Inzet van goedgekeurde onderaannemers gebeurt op basis van de leveranciersbeoordeling. Van alle ingeschakelde onderaannemers wordt jaarlijks een leveranciersbeoordeling opgesteld. Bij de beoordeling wordt gebruik gemaakt van de ontvangen informatie middels de werkplekinspecties, evaluatie van de werkzaamheden, observatierondes en Safety Walks. Houding en gedrag is een vast onderdeel van de beoordeling.

Wordt aan de gestelde eisen welke door Swietelsky Rail Benelux zijn opgesteld niet voldaan dan vindt uitsluiting plaats voor een bepaalde of onbepaalde periode. Deze periode wordt door het management bepaald. Deze uitsluiting wordt met een brief kenbaar gemaakt aan betrokken organisatie en aangetekend op de lijst onderaannemers (W-schijf, inkoop, leveranciers).

Tevens wordt per jaar bij minimaal 2 onderaannemers een 2e partij audit uitgevoerd. De audit vindt plaats door een Veiligheidskundige. De waarnemingen worden in een audit rapport vastgelegd. Deze waarnemingen worden bij negatieve beoordeling besproken met het management voor eventuele sancties. Binnen Swietelsky Rail Benelux is een sanctiebeleid aanwezig. Dit is van toepassing op zowel de eigen medewerkers als de ingehuurde medewerkers. Op de leverancierslijst worden eventuele sancties welke genomen worden naar de onderaannemers aangetekend.

10.3 Inhuur uitzendkrachten

Binnen Swietelsky Rail Benelux worden voor operationele werkzaamheden geen uitzendkrachten ingehuurd.

11 VGM Incidenten

11.1 Melding, registratie en onderzoek van (bijna) ongevallen, incidenten, ook met werkverlet en overige VGM Incidenten

Het melden, registreren en onderzoeken van alle ongevallen, incidenten/onveilige situaties en milieu incidenten, welke op de projecten van Swietelsky Rail Benelux plaatsvinden, vindt hoofdzakelijk plaats via de BSAFE Safety App van Swietelsky. Iedere medewerker heeft een account en is geïnstrueerd hoe met de app om te gaan.

Met als doel:

• Het nemen van maatregelen om herhaling te voorkomen;
• Melding doen aan de opdrachtgever en/of ISZW;
• Het registreren van ongevallen, incidenten, onveilige situaties, klachten en milieu incidenten.
• Het onderzoeken van ongevallen en incidenten en vaststellen van verbeterpotentieel.

Uitsluiting
Verkeersongevallen die tijdens het woon-werkverkeer plaatsvinden worden niet als arbeidsongeval aangemerkt.

Definitie

• Veiligheidsincident: Er is sprake van een incident met schade of letsel. Deze melding is voor lichte ongeval alsmede voor ongevallen waarbij het slachtoffer aan de gevolgen ervan overlijdt, ernstig lichamelijk of geestelijk letsel oploopt. Van ernstig letsel is sprake als een slachtoffer schade aan de gezondheid heeft opgelopen die binnen 24 uur leidt tot opname in een ziekenhuis ter behandeling of observatie. Ook als er sprake is van (een vermoeden van) schade aan de gezondheid van blijvende aard spreekt men van ernstig letsel.
• Onveilige situatie: Er is sprake van een onveilige situatie wanneer personen in een gevaarlijke situatie zijn gekomen of een situatie is ontstaan door o.a. werkzaamheden aan of op de railinfra.
• Schade: Er is sprake van een schade of een milieu incident wanneer een situatie ontstaat waarbij schade is ontstaan aan het infra, omgeving of leefmilieu.
• Klacht: Een klacht wordt gedefinieerd als zijnde een melding van derden of particulieren over situaties of omstandigheden tijdens de voorbereiding, uitvoering of afwerking van een project.

Werkwijze

• Bij incidenten met dodelijke afloop, ongevallen met blijvend letsel, opname in het ziekenhuis ook poliklinisch dient acuut het management geïnformeerd te worden. Het management team is 24/7 bereikbaar via een speciale noodtelefoon, welke men op toerbeurt gedurende een week bij zich heeft.
• Contacten met de pers worden alleen door de directie onderhouden. Bij verzoek tot informatie moet altijd verwezen worden naar de directie.
• Door de verantwoordelijke leidinggevende van het project worden alle ongevallen, veiligheidsincidenten, onveilige situaties en milieu incidenten gemeld aan het verantwoordelijk management van Swietelsky Rail Benelux en aan de QHSE afdeling.
• Het management en de QHSE afdeling zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het onderzoek inclusief de rapportage en informatiestromen. Het onderzoek vindt plaats door de veiligheidskundige. Indien noodzakelijk worden medewerkers of externe aan een onderzoeksgroep toegevoegd.
• Klachten worden via de administratie aan de QHSE afdeling doorgegeven.

Van alle onderzoeken, ongevallen, incidenten en klachten wordt een meldingsformulier opgesteld en vindt registratie plaats in een overzicht.

11.2 Onderzoek

Het eigen onderzoek van Swietelsky Rail Benelux moet binnen 6 weken na melding zijn afgerond, waarna terugkoppeling plaatsvindt naar de direct leidinggevende van het project en de eventueel betrokken personen. Van onderzoeken waar een melding of rapportage naar derden verplicht is wordt de tijdslijn gehanteerd welke opgegeven wordt door de betreffende organisatie.

Voor onderaannemers geldt dat ongevallen, veiligheidsincidenten en milieu incidenten welke plaatsvinden op de projecten van Swietelsky Rail Benelux eveneens geregistreerd worden. Veelal zal het onderzoek eveneens door Swietelsky Rail Benelux B.V. worden uitgevoerd.

Een onderverdeling is gemaakt t.a.v. het melden en uitvoeren van ongevallen en incidenten. Het betreft meldingen en onderzoeken in relatie naar:

• ProRail
• Inspectiedienst SZW
• Interne onderzoeken

ProRail:
Bij ongevallen of incidenten op de railinfra of op het terrein van ProRail wordt een rapportage aan de betreffende bouwmanager van ProRail gezonden. Door ProRail wordt op basis van deze rapportage bepaald of dat er een nader onderzoek moet plaatsvinden.

Inspectiedienst SZW
Ongevallen die meldingsplicht hebben, worden aan de arbeidsinspectie doorgegeven welke plaatsvindt door de directie of de veiligheidskundige. Dit is verplicht bij:

• Ongevallen met dodelijke afloop
• Ongevallen met blijvend letsel
• Opname in het ziekenhuis. (anders dan poliklinische behandeling)

Onderzoek en melding aan de arbeidsinspectie is ook van toepassing indien opname in het ziekenhuis, naar aanleiding van het ongeval, plaatsvindt op een later tijdstip/dag dan waarop het ongeval heeft plaatsgevonden.

11.2.1 Interne onderzoeken

Indien incidenten of ongevallen op de projecten van Swietelsky Rail Benelux plaatsvinden, wordt binnen de organisatie bepaald of een eigen onderzoek wordt gestart. Valt het onderzoek onder de verantwoording van ProRail dan wordt naast de eigen procedure tevens de procedure van ProRail gevolgd.

Registratie
Van alle onderzoeken welke aan de inspectiedienst SZW of ProRail gemeld worden, wordt een dossier opgesteld wat onder beheer is van de QHSE afdeling. De registratie vindt plaats bij het betreffende project in de map veiligheid.

Ook incidenten waar geen onderzoek naar wordt uitgevoerd worden geregistreerd in het document melding incidenten wat onder beheer is van de QHSE afdeling.

Communicatie

• Wanneer personen het slachtoffer zijn van een ongeval of incident, wordt indien noodzakelijk door het management of de directie direct contact opgenomen met de familie van de betrokken persoon.
• De interne communicatie over ongevallen en incidenten vindt plaats door veiligheidsberichten. Deze berichten worden intern naar de medewerkers verzonden en extern naar de partners en eventueel collega aannemers.
• Wanneer derden (onder- of nevenaannemers, passanten of omwonenden) (geestelijke) schade ondervinden van een bedrag > € 500,00 wordt door het management van Swietelsky Rail Benelux B.V. zelf contact opgenomen met betrokkenen.

Begeleiding
Als na een ongeval of incident het noodzakelijk is om traumabegeleiding in te schakelen, vindt dit plaats door een gespecialiseerde organisatie. Dit kan zowel voor eigen medewerkers, ingehuurde medewerkers als eventuele gasten, bezoekers of omwonenden zijn. Swietelsky Rail Benelux B.V. heeft hiervoor een contract afgesloten.

De begeleiding beperkt zich niet tot Nederland maar is voor alle landen waar Swietelsky Rail Benelux werkzaam is.

Onderzoeksmethode
Binnen Swietelsky Rail Benelux ligt de nadruk bij het onderzoeken van ongevallen en incidenten op het achterhalen van de verschillende oorzaken. Afhankelijk van de omvang van een incident kan een analysemodel worden gebruikt zoals hieronder in figuur 1 of het ISIKAWA model figuur 2. De organisatie bepaald of en zo ja welk model wordt toegepast.

Figuur 1

Figuur 2

---

---